Phòng HCQT - 

Công tác văn thư, ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, tại Điều 4 Chính phủ quy định rõ “Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”. “Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của bệnh viện có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của bệnh viện phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan”.

Nội dung chính của công tác văn thư đó là việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư tại Bệnh viện.

Tại Điều 10 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Chính phủ quy định việc Soạn thảo văn bản “Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử trên hệ thống phần mềm Q-Office, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống quản lý và điều hành văn bản và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo phòng chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

Nội dung chính của hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 9 của Luật Lưu trữ: ", theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của khoa, phòng. Lãnh đạo có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của bệnh viện; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Lãnh đạo bệnh viện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan”.

Như vậy, các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ từ các khâu: Duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản đi; cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến trên hệ thống phần mềm Q-Office thuộc thẩm quyền của lãnh đạo bệnh viện đến việc tham mưu, giúp lãnh đạo bệnh viện ban hành văn bản chỉ đạo, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ bệnh viện là trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ban hành, việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của lãnh đạo bệnh viện. Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu bệnh viện, dấu chỉ độ mật, độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của bệnh viện (đối với văn bản điện tử); phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ của bệnh viện. Việc xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cán bộ, viên chức thuộc bệnh viện.

Qua dẫn chứng trên cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến tất cả cán bộ, viên chức, người lao động của bệnh viện, từ Thủ trưởng đến nhân viên khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bệnh viện thì phải thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của bệnh viện và cá nhân theo quy định của pháp luật.

Do đó, vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trên hệ thống phần mềm Q-office vô cùng quan trọng. Là hoạt động đảm bảo mọi thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của khoa, phòng nhanh chóng, kịp thời; Qua đó, giúp cho lãnh đạo quản lý được toàn bộ hoạt động của Bệnh viện một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ viên chức, người lao động xử lý, giải quyết mọi công việc nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả. 

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng. Là mắt xích nâng cao góp phần lên giá trị kết quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử lãnh đạo bệnh viện tiếp tục quan tâm, quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ phải phân loại chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia,… góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế phát triển đất nước.