Ứng dụng phần mềm điều hành văn bản Q-Office phiên bản nâng cấp tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Quảng Nam năm 2021

Phòng Hành chính - 

Ngày 6/1/2021, Sở Y tế phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông Quảng Nam tổ chức lớp Tập huấn hướng dẫn sử dụng hệ thống văn bản quản lý, điều hành tác nghiệp (Q - Office) và thư điện tử công vụ cho các đơn vị y tế trong toàn tỉnh. Các học viên tham dự tập huấn được báo cáo viên của Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông Quảng Nam hướng dẫn cách sử dụng, vận hành phầm mềm Q-Office và thư điện tử công vụ mới, cụ thể qua các thao tác về đăng nhập, quản lý văn bản đến, hồ sơ công việc, quản lý phiếu yêu cầu, tra cứu văn bản, thống kê báo cáo.

Hình 1. Giao diện đăng nhập phần mềm Q-Office nâng cấp

1. Mục tiêu:

• Đáp ứng được quá trình điều hành công việc trong Bệnh viện một cách thông suốt, nhanh chóng.
• Đảm bảo luồng thông tin được lưu chuyển một cách logic, đúng đắn, kịp thời và đạt được hiệu quả cao từ Ban lãnh đạo Bệnh viện đến các khoa/phòng trong toàn viện.
• Tạo ra môi trường làm việc điện tử hiện đại giúp cho lãnh đạo và các khoa/phòng trong toàn viện chia sẽ thông tin và phối hợp công việc được dễ dàng, nhanh chóng.

Hình 2. Giao diện phần mềm Q-Office nâng cấp của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Nam

2. Chức năng:

- Điều hành:

• Quản lý quá trình giao, nhận, báo cáo, phản hồi một công việc giữa lãnh đạo Bệnh viện và nhân viên trong toàn viện được nhanh chóng, kịp thời.
• Ban Giám đốc và bộ phận văn thư có thể kiểm soát tiến độ xử lý văn bản khi đã giao cho các khoa/phòng về thời gian tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản và mức độ hoàn thành và có thể gửi thông báo nhắc nhở.

- Trao đổi nội bộ: 

• Giúp cho các khoa/phòng trong toàn viện có thể đưa thông tin lên đó để phục vụ cho việc gửi một thông báo đến một số người, một số khoa /phòng hoặc một ý kiến về vấn đề nào đó đến những người có liên quan …

- Tra cứu văn bản:

• Gúp cho các khoa/phòng trong toàn viện có thể xem văn bản đến và đi.

- Hiệu quả Q-Office mang lại:

• Phần mềm Q-Office với giao diện tiếng việt nên rất dễ sử dụng, tiện dụng cho các khoa phòng sử dụng, và không đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao về tin học ứng dụng.
• Giúp cho Ban giám đốc và các khoa phòng trong toàn viện có thể tham gia điều hành văn bản mọi lúc, mọi nơi.
• Dễ dàng nâng cấp, chỉnh sửa tên (khi có thay đổi nhân sự) cho phù hợp nhu cầu người dùng.
• Giúp tiết kiệm được giấy in trong bệnh viện, mọi trao đổi thông tin đều được liên thông trực tiếp qua phần mềm.